Warum wir ihn gebaut haben
Eine kleine Agentur verbringt einen überraschend großen Teil ihrer Woche mit der Arbeit rund um die eigentliche Arbeit: E-Mails beantworten, offenen Rechnungen nachgehen, Quittungen verschicken, den Tag planen und Kunden-Websites aktuell halten. Kunden auf Mauritius schreiben auf Englisch und Französisch, und viele erhalten eine Rechnung lieber per WhatsApp als per E-Mail.
Das Problem
Wir wollten, dass KI den repetitiven Teil der Arbeit bei Artover vorbereitet, ohne ihr die Schlüssel zu überlassen. Ein Assistent, der die falsche Rechnung an den falschen Kunden in der falschen Sprache schickt, kostet mehr, als er spart.
Was er können musste
- Den Arbeitstag in Zeitblöcken planen und neu planen, wenn sich etwas verschiebt
- Ein morgendliches E-Mail-Briefing mit bereits entworfenen Antworten
- Angebote, Rechnungen und Quittungen als PDF, erstellt aus echten Kundendaten
- Versand per E-Mail oder WhatsApp
- Antworten in der Sprache des Kunden (Englisch oder Französisch)
- Nichts wird ohne menschliche Freigabe gesendet, angelegt oder geändert
- KI-Kosten sichtbar und unter Kontrolle
Was wir gebaut haben
Der Assistent ist eine iPhone-App (mit Widgets für den Home-Bildschirm und Siri-Kurzbefehlen) und eine App für die macOS-Menüleiste, mit Firebase Cloud Functions als Backend. Die KI läuft auf den Claude-Modellen von Anthropic in drei Stufen: ein schnelles Modell für Hintergrundaufgaben, ein mittleres Modell für alltägliche Aufgaben und ein leistungsstarkes Modell für anspruchsvolle Planung. Die Kosten jedes Aufrufs werden erfasst, und ein weiches Tageslimit verlagert Hintergrundaufgaben auf das günstigere Modell.
Im Chat kann das Modell Informationen nachschlagen (E-Mails, Kunden, offene Rechnungen, Dokumente, Abonnements) und Aktionen vorschlagen: eine E-Mail, eine Rechnung, ein Angebot oder einen neuen Kunden. Jeder Vorschlag erscheint als Karte, die ein Mensch bearbeitet und bestätigt. Noch bevor eine Karte angezeigt wird, prüft der Code, ob der Kunde existiert, ob die Beträge Zahlen sind und ob die Adresse bereits bekannt ist.
Dokumente gehen per E-Mail hinaus oder per WhatsApp über die WhatsApp Business Platform. Da WhatsApp freien Text nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden erlaubt, werden Rechnungen, Erinnerungen und Quittungen als Nachrichtenvorlagen mit angehängtem PDF versendet. Die Nummer wurde über das Embedded Signup von Meta verbunden, wobei die WhatsApp Business App weiter genutzt wird.
Die Antwortsprache wird im Code anhand der letzten Nachricht des Gegenübers festgelegt und nicht dem Modell überlassen, nachdem wir beobachtet hatten, dass es bei englischsprachigen Kunden ins Französische abdriftete.
Gelieferte Funktionen
- Tages-, Wochen- und Monatsplanung mit von der KI eingeplanten Aufgaben
- Morgendliches E-Mail-Briefing mit Antwortentwürfen
- Angebote, Rechnungen und Quittungen als PDF
- Versand per E-Mail und WhatsApp mit Nachrichtenvorlagen
- Chat mit Tool Calling über E-Mails, Kunden, Rechnungen und Dokumente
- Menschliche Freigabe für jede E-Mail, jede Rechnung, jedes Angebot und jeden neuen Kunden
- Integration von Gmail und Google Calendar
- Synchronisierung bezahlter Rechnungen mit QuickBooks Online
- WordPress-Websites von Kunden, überwacht und aktualisiert über ein eigenes Plugin
- Erfassung von KI-Nutzung und KI-Kosten mit Tageslimit
- iOS-Widgets, Siri-Kurzbefehle und eine App für die macOS-Menüleiste
- Verschlüsselte Speicherung von Zugriffstokens
Gelöste Herausforderungen
„Das Modell schlägt vor, es handelt nie.“
Die KI kann suchen und entwerfen, aber jede ausgehende Aktion ist eine Karte, die ein Mensch bestätigt, und die Karte wird vorher im Code validiert. Dieselbe Regel wenden wir bei Kundenprojekten an.
Das 24-Stunden-Fenster von WhatsApp
Unternehmen dürfen Kunden, die in den letzten 24 Stunden nicht geschrieben haben, keinen freien Text senden. Rechnungen und Erinnerungen nutzen deshalb Nachrichtenvorlagen mit dem PDF als Header.
Abdriften bei Sprache und Kosten
Die Sprache wählt der Code, nicht das Modell. Das Modell wird je nach Aufgabe in Stufen gewählt, und die Kosten jedes Aufrufs werden protokolliert, damit die monatliche KI-Rechnung nie eine Überraschung ist.
Das Ergebnis
Artover Assistant ist seit September 2026 bei Artover täglich im Einsatz. Was wir aus dem Betrieb lernen (menschliche Freigabe, Versand per WhatsApp, zweisprachige Antworten, Kostenkontrolle), fließt direkt in die KI-Systeme ein, die wir für Kunden entwickeln.