Une secrétaire, trois files d’attente
La salle d’attente, le téléphone et WhatsApp réclament une réponse au même moment, et c’est souvent WhatsApp qui attend.
Automatisation WhatsApp · Médecins et cliniques
Rendez-vous WhatsApp automatisés pour médecins, dentistes et cliniques
Vos patients écrivent au cabinet : « Je peux voir le docteur jeudi ? », « On se gare où ? », « Mes résultats sont arrivés ? ». Nous construisons un assistant WhatsApp qui prend en charge ce côté administratif : demandes de rendez-vous, rappels, horaires et informations pratiques. Tout ce qui est médical part directement à votre équipe.
Pour les généralistes, spécialistes, cabinets dentaires, kinésithérapeutes et cliniques privées à Maurice, sur la WhatsApp Business Platform officielle (Cloud API).
À partir de 9 $US par mois, plus l’utilisation. Voir les tarifs →- Rendez-vous avec le bon praticien
- Des rappels sans aucun détail médical
- Jamais d’avis médical
Conversation de démonstration (entreprise et client fictifs)
- Client : Bonsoir, il y a un généraliste disponible jeudi matin ? C’est pour un bilan de routine.
- Assistant rendez-vous d’une clinique : Bonsoir ! Jeudi matin, le Dr Ramdin peut vous recevoir à : • 09:15 • 10:30 Quel horaire vous convient, et quel est le nom complet du patient ?
- Client : 10:30 svp. Nadia Ah-Kong.
- Rendez-vous ajouté au planning de la clinique
- Assistant rendez-vous d’une clinique : C’est confirmé ✅ Jeudi 10:30 avec le Dr Ramdin. Pensez à apporter votre carte d’identité et vos ordonnances en cours. Nous vous enverrons un rappel mercredi.
Conversation de démonstration (entreprise et client fictifs)
Testez vous-même notre assistant IA WhatsApp.
Essayer sur WhatsAppLe constat
Là où les messages des patients s’accumulent
L’essentiel de ce qui arrive au cabinet sur WhatsApp est administratif. Et pourtant, tout atterrit à l’accueil, qui enregistre déjà les patients et répond au téléphone.
Des demandes envoyées après la fermeture
Les patients pensent à prendre rendez-vous le soir. Le message attend le lendemain matin, et entre-temps ils ont parfois appelé un autre cabinet.
Des rendez-vous manqués
Un rendez-vous oublié laisse un trou dans la liste du médecin, difficile à combler le jour même.
Des symptômes tapés dans un chat
Certains patients décrivent ce qu’ils ressentent et attendent une réponse. Cela demande une personne, rapidement, pas un chatbot ni un message laissé sans lecture.
Parcours
Trois messages de patients, traités comme il faut
Une prise de rendez-vous classique, un avis de résultats et un message urgent suivent chacun un chemin différent. Le message urgent ne reste jamais entre les mains de l’assistant.
Je peux prendre rendez-vous pour un détartrage la semaine prochaine ?
- Identifie le type de rendez-vous et les praticiens qui le pratiquent
- Cherche les créneaux libres dans le planning de la clinique
- Ne demande que ce dont l’accueil a besoin : un nom et un numéro de contact
- Réserve l’horaire choisi et envoie ce qu’il faut apporter
- Rendez-vous pris, infos envoyées
L’équipe indique dans le logiciel de la clinique que les résultats sont disponibles
- Un modèle de message approuvé prévient le patient que ses résultats sont prêts
- Le message l’invite à appeler ou à prendre rendez-vous, sans aucun contenu de résultat
- Le patient peut répondre pour réserver une consultation de suivi
- Les questions sur les résultats eux-mêmes vont au médecin
- Patient prévenu, rien de divulgué
J’ai mal à la poitrine depuis ce matin, je peux venir aujourd’hui ?
- Repère une situation peut-être urgente et ne l’évalue pas
- Indique au patient de contacter les services d’urgence ou directement la clinique
- Signale immédiatement la conversation à l’équipe
- Cesse de répondre pour qu’une personne reprenne la main
- Transmis à l’équipe sur-le-champ
Parcours d’exemple. Les sujets qui déclenchent un relais humain, et les formulations utilisées, sont définis avec votre cabinet avant le lancement.
IA, automatisation et humain
Des limites claires sur ce que fait l’assistant
Dans un cabinet, la règle la plus importante porte sur ce que l’assistant ne doit pas faire. Il s’occupe de la logistique. Il ne donne jamais d’avis médical, ne suggère jamais de diagnostic et ne décide jamais du degré d’urgence.
IA
Comprend les demandes administratives
Un patient écrit « besoin voir dr pr mon dos sem pro » et attend une réponse sensée sur les horaires, pas sur son dos.
- Reconnaît les prises de rendez-vous, les reports et les questions pratiques
- Répond à partir des informations validées par votre cabinet : horaires, adresse, parking, documents à apporter
- Répond en français, en anglais ou en kreol morisien
Automatisation
Gère le travail de planning
Réservations et rappels suivent des règles fixes définies par le cabinet, toujours de la même façon.
- Propose des créneaux par praticien et par type de rendez-vous
- Envoie les rappels de rendez-vous et de consultations de suivi
- Envoie des avis « résultats disponibles » sans aucun contenu de résultat
Humain
Les questions cliniques restent à votre équipe
Tout ce qui touche aux symptômes, aux traitements, aux médicaments ou aux résultats passe à une personne. Si un message semble urgent, le patient est invité à contacter les services d’urgence ou directement la clinique.
- Symptômes, douleurs ou questions du type « c’est normal ? »
- Questions sur les médicaments et les ordonnances
- Questions sur les résultats d’analyses
- Réclamations, et tout patient qui demande à parler à quelqu’un
Données des patients
Les données de santé demandent une attention particulière
Le Data Protection Act 2017 mauricien classe les données de santé parmi les données sensibles, qui exigent plus de précautions qu’un simple fichier clients. Nous concevons les parcours des cliniques pour que le côté WhatsApp en utilise le moins possible.
Concrètement, l’assistant gère le rendez-vous, pas le dossier médical. Les modèles de message disent quand et où, jamais pourquoi. Votre cabinet décide qui, dans l’équipe, peut ouvrir les conversations.
- Uniquement les données utiles à chaque parcours : en général un nom, un numéro et le rendez-vous
- Aucun diagnostic, traitement ni résultat dans les modèles WhatsApp
- Des rappels identiques quel que soit le motif du rendez-vous
- Un accès aux conversations limité aux personnes qui en ont besoin
- Les patients acceptent de recevoir des messages, leur consentement est enregistré et une seule réponse suffit pour arrêter
Des deux côtés
Le côté patient et le côté accueil
Parcours client
Prendre rendez-vous sans appeler
- 1.Écrit au cabinet quand cela l’arrange, y compris le soir
- 2.Choisit un praticien et un créneau libre en deux ou trois réponses
- 3.Reçoit l’adresse, les conseils pour se garer et ce qu’il faut apporter
- 4.Reçoit un rappel avant la consultation et peut la déplacer en répondant
- 5.Est prévenu quand un rendez-vous de suivi approche, si le médecin l’a demandé
Côté équipe
Un accueil qui commence la journée en ordre
- 1.Les demandes de la nuit sont déjà inscrites au planning
- 2.Les conversations qui demandent une personne sont signalées en haut de la boîte de réception partagée
- 3.Tout message qui semble urgent remonte immédiatement à l’équipe
- 4.Un rendez-vous annulé libère le créneau pour un autre patient
- 5.L’accueil peut intervenir dans n’importe quelle conversation et répondre directement
Intégrations
Relié au planning sur lequel tourne votre cabinet
Si votre logiciel de gestion de cabinet ou de prise de rendez-vous propose une API ou des webhooks, l’assistant WhatsApp peut y lire les créneaux libres et y inscrire les rendez-vous. Si vos rendez-vous sont dans un agenda papier ou un tableur, nous pouvons mettre en place un agenda simple par praticien.
- Google Agenda, un par praticien
- Logiciel de cabinet ou de réservation avec API
- La page de rendez-vous de votre site
- Google Sheets pour des listes de patients simples
- Boîte de réception partagée pour l’accueil
- Instagram et Messenger dans la même boîte de réception
Mise en place
Comment nous le mettons en place avec votre cabinet
- 01
Recenser les types de rendez-vous
Quel praticien fait quoi, combien de temps dure chaque consultation et quelles demandes l’accueil veut confirmer à la main.
- 02
Définir ce que l’assistant peut dire
Votre équipe valide les réponses qu’il peut donner et les sujets qu’il doit toujours transmettre, à commencer par tout ce qui est clinique.
- 03
Rédiger les modèles de message
Les messages de rappel, de suivi et de résultats disponibles sont rédigés sans détail médical et soumis à Meta pour approbation.
- 04
Tester avec votre équipe
L’accueil essaie de vraies demandes, y compris des formulations urgentes, en français, en anglais et en kreol morisien, avant qu’un seul patient ne voie l’assistant.
- 05
Lancer et ajuster
Nous suivons avec vous les premières semaines de conversations et nous resserrons les règles de relais humain là où c’est nécessaire.
Tarifs
Des tarifs simples : un abonnement mensuel et un portefeuille
Connectez vous-même votre numéro WhatsApp à Artover Chat, en quelques minutes. Vous payez un abonnement mensuel fixe et vous créditez un portefeuille d’utilisation qui règle les réponses IA et les messages WhatsApp au fur et à mesure. Messenger et Instagram peuvent aussi être connectés, sans abonnement supplémentaire.
Artover Chat
9 $US/ mois
Sans frais de mise en place, sans engagement. Résiliable à tout moment.
- Assistant IA qui répond à partir des informations de votre entreprise
- Votre numéro WhatsApp Business sur la plateforme officielle
- Les messages Facebook Messenger et Instagram dans la même boîte de réception, inclus
- Boîte de réception partagée : votre équipe reprend n’importe quelle conversation
- Prospects, réservations et rappels
- Réponses en français, anglais et kreol morisien
- Application web et application mobile
Portefeuille d’utilisation
Rechargez à partir de 5 $US (10 $US, 25 $US, 50 $US, 100 $US, 200 $US). Chaque réponse IA et chaque message envoyé est déduit au moment où il part, et vous voyez chaque débit. Activez une alerte de solde bas ou la recharge automatique pour que votre assistant ne s’arrête jamais.
Paiement en dollars US par PayPal ou carte, ou en roupies mauriciennes par virement bancaire.
Créez votre compte et connectez WhatsApp. Essayez votre assistant gratuitement avec 25 messages de test avant de vous abonner.
Estimez votre coût mensuel
Ajustez les curseurs selon votre activité.
Clients qui vous écrivent
Clients qui vous écrivent sur WhatsApp
Meta ne facture pas ces messages : vous ne payez que les réponses IA
Messages que vous envoyez en premier (WhatsApp)
Rappels de rendez-vous, suivi de commande et de paiement
Uniquement aux clients qui ont accepté de les recevoir
- Abonnement
- 9,00 $US
- Utilisation WhatsApp
- 3,51 $US
- Utilisation Messenger et Instagram
- 0,00 $US
- Total estimé par mois
- 12,51 $US
Une recharge de 10 $US couvre environ un mois.
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WhatsApp pour cliniques et médecins : FAQ
L’assistant WhatsApp donne-t-il des avis médicaux ?
Non. Il ne traite que les messages administratifs : rendez-vous, rappels, horaires, adresse et documents à apporter. Il ne donne jamais d’avis médical, ne suggère jamais de diagnostic et ne juge jamais de l’urgence d’un symptôme. Ces questions vont à votre équipe.
Que se passe-t-il si un patient décrit des symptômes urgents ?
L’assistant ne les évalue pas. Il invite le patient à contacter les services d’urgence ou directement la clinique, signale immédiatement la conversation à votre équipe et cesse de répondre pour qu’une personne reprenne la main.
Les patients peuvent-ils choisir leur médecin ou leur praticien ?
Oui. Chaque praticien a ses propres disponibilités et types de rendez-vous, donc l’assistant ne propose que des créneaux où la personne choisie est vraiment libre. Un patient sans préférence se voit proposer le premier créneau disponible.
WhatsApp peut-il prévenir les patients que leurs résultats sont prêts ?
Oui, sous forme de simple avis. Le message indique que les résultats sont disponibles et invite le patient à appeler ou à prendre rendez-vous. Il ne contient aucun résultat, et les questions à leur sujet sont transmises au médecin.
Est-ce prudent de gérer les rendez-vous patients sur WhatsApp ?
Nous réduisons le côté WhatsApp au minimum : en général un nom, un numéro et le rendez-vous. Les modèles ne contiennent aucun détail médical, l’accès aux conversations est limité et le consentement est enregistré. Le Data Protection Act 2017 classe les données de santé parmi les données sensibles : nous concevons le parcours en conséquence et nous le revoyons avec vous.
Comment fonctionnent les rappels en dehors de la fenêtre de 24 heures ?
Les rappels utilisent des modèles de message utilitaires approuvés par Meta, envoyés uniquement aux patients qui ont accepté de les recevoir. Meta facture chaque modèle délivré. Si le patient répond, la conversation continue normalement.
Peut-on garder le numéro que nos patients utilisent déjà ?
Souvent, oui. Si votre cabinet utilise l’application WhatsApp Business, le numéro peut en général être connecté à la WhatsApp Business Platform grâce à la coexistence, tout en gardant l’application à l’accueil. Nous vérifions ce qui s’applique à votre numéro avant la mise en place.
Combien coûte l’automatisation WhatsApp pour une clinique ?
Artover Chat fonctionne avec un abonnement mensuel plus un portefeuille d’utilisation qui paie les réponses IA et les messages WhatsApp. Les tarifs à jour et un simulateur de volume sont dans la section tarifs de cette page. La connexion à un logiciel de gestion de cabinet fait l’objet d’un devis séparé, après un premier échange gratuit.
Donnez un peu d’air à votre accueil
Expliquez-nous comment vos patients prennent rendez-vous aujourd’hui et quelles questions prennent le plus de temps. Nous vous dirons ce que l’assistant peut gérer et où votre équipe garde la main.