Le client
Une petite agence passe une part étonnante de sa semaine sur le travail autour du travail : répondre aux e-mails, relancer les factures, envoyer les reçus, planifier la journée et mettre à jour les sites clients. À Maurice, les clients écrivent en anglais et en français, et beaucoup préfèrent recevoir une facture sur WhatsApp plutôt que par e-mail.
Le problème
Nous voulions que la partie répétitive de la gestion d’Artover soit préparée par l’IA, sans lui donner les clés. Un assistant qui envoie la mauvaise facture au mauvais client, dans la mauvaise langue, coûte plus qu’il ne rapporte.
Le besoin
- Planifier la journée en créneaux et la replanifier en cas de retard
- Un brief e-mail du matin avec des réponses déjà rédigées
- Devis, factures et reçus générés en PDF à partir des vraies données clients
- Envoi par e-mail ou WhatsApp
- Réponses dans la langue du client (anglais ou français)
- Rien d’envoyé, créé ou modifié sans validation humaine
- Des coûts d’IA visibles et maîtrisés
Ce que nous avons construit
L’assistant est une app iPhone (avec widgets et raccourcis Siri) et une app dans la barre de menus macOS, reposant sur des Cloud Functions Firebase. L’IA utilise les modèles Claude d’Anthropic en trois niveaux : un modèle rapide pour les tâches de fond, un modèle intermédiaire pour le quotidien et un modèle approfondi pour la planification complexe. Le coût de chaque appel est enregistré, et un plafond journalier bascule les tâches de fond sur le modèle le moins cher.
Dans le chat, le modèle peut consulter e-mails, clients, factures ouvertes, documents et abonnements, et proposer des actions : un e-mail, une facture, un devis ou un nouveau client. Chaque proposition revient sous forme de carte qu’une personne modifie et confirme. Avant même d’afficher la carte, le code vérifie que le client existe, que les montants sont des nombres et que l’adresse est déjà connue.
Les documents partent par e-mail, ou sur WhatsApp via la WhatsApp Business Platform. WhatsApp n’autorisant le texte libre que dans les 24 heures suivant le dernier message du client, factures, relances et reçus sont envoyés sous forme de modèles de message avec le PDF joint. Le numéro a été connecté via l’Embedded Signup de Meta tout en gardant l’app WhatsApp Business.
La langue de réponse est décidée par le code à partir du dernier message de l’interlocuteur, et non laissée au modèle, après l’avoir vu glisser vers le français avec des clients anglophones.
Fonctionnalités livrées
- Planning jour, semaine et mois avec tâches placées par l’IA
- Brief e-mail du matin avec réponses rédigées
- Devis, factures et reçus en PDF
- Envoi par e-mail et WhatsApp avec modèles de message
- Chat avec appel d’outils sur e-mails, clients, factures et documents
- Validation humaine de chaque e-mail, facture, devis et client
- Intégration Gmail et Google Agenda
- Synchronisation QuickBooks Online des factures payées
- Sites WordPress clients surveillés et mis à jour via une extension dédiée
- Suivi de l’usage et du coût de l’IA avec plafond journalier
- Widgets iOS, raccourcis Siri et app barre de menus macOS
- Stockage chiffré des jetons d’accès
Les défis relevés
« Le modèle propose, il n’agit jamais. »
L’IA peut chercher et rédiger, mais chaque action sortante est une carte confirmée par une personne, validée d’abord par le code. C’est la même règle que nous appliquons aux projets clients.
La fenêtre de 24 heures de WhatsApp
Une entreprise ne peut pas envoyer de texte libre à un client qui n’a pas écrit depuis 24 heures. Factures et relances utilisent donc des modèles de message avec le PDF en en-tête.
Dérive de langue et de coût
La langue est choisie par le code, pas par le modèle. Le choix du modèle dépend de la tâche, et le coût de chaque appel est journalisé pour que la facture IA mensuelle ne soit jamais une surprise.
Le résultat
Artover Assistant est utilisé chaque jour chez Artover depuis septembre 2026. Ce que nous apprenons (validation humaine, envoi WhatsApp, réponses bilingues, maîtrise des coûts) nourrit directement les systèmes d’IA que nous construisons pour nos clients.